Miért „dömping hónap” a január a bérszámfejtők számára?

Rohamosan közeledik 2022. január 31-e, amikor munkáltatóknak kötelező kiadni a munkavállalóknak a 2021. évi jövedelem igazolását, amely tartalmazza az elmúlt évi jövedelmet, levont adókat és az év közben igénybe vett adóelőleg kedvezményeket. Ez fontos, hogy időben elkészüljön, hiszen ezt használják majd a munkavállalók a 2021-es évi SZJA bevallásuk elkészítéséhez vagy egyeztetéséhez. Miért is jelent komoly kihívást a bérszámfejtők számára ez az időszak?

 

Miért túlzsúfolt a január a bérszámfejtők számára?

Egyszerűen azért, mert a mindennapi feladataik mellé be kell zsúfolniuk az M30-as nyomtatványok elkészítését. Ám nem egyszerűen arról van szó, hogy ki kell nyomtatni egy dokumentumot, hanem arról, hogy ezeket el kell juttatni a munkavállalókhoz legkésőbb 2022. január 31-ig. Egy olyan vállalkozásnál, ahol a bérszámfejtők egyébként is túl vannak terhelve, óriási kihívást jelent ennek elvégzése.

 

Miért jelent extra munkát az M30-as igazolás elkészítése?

A nyomtatvány elkészítését szűk határidőn belül kell létrehozni, amit szükségszerű előre beütemezni a mindennapi feladatok közé. Nagyobb dolgozói létszám esetében ez elég időigényes feladatot jelent. Az elkészült dokumentumokat úgy kell átadni a munkavállalók részre, hogy az átadás-átvétel igazolható legyen. Azoknál a vállalatoknál, hogy nincs lehetőség emailben vagy online, zárt felületen elküldeni, ott minden esetben muszáj kinyomtatni. Gyakran a legnagyobb kihívást az igazolások kinyomtatása és borítékolása okozza. Mivel az igazolás bizalmas adatokat tartalmaz, ezért a munkáltató köteles gondoskodni róla, hogy az M30 igazolás az érintett munkatárshoz jusson el.

És bár a folyamat legfontosabb része az igazolások előállítása, ám ezen kívül még több fontos lépést is magába foglal a folyamat, amelyet jellemzően a bérszámfejtők végeznek.

Az igazolás kiállítása több fontos lépésből áll – az igazolásba bekerülő bérelemek tesztelése, az igazolás eljuttatása a munkatársak részére, az átadás-átvétel dokumentálása. Az igazolások eljuttatásánál nehézséget jelenthet, ha több telephellyel rendelkezik a munkáltató.

 

 

Tesztelés – Ellenőrzés: kötelező, de plusz időt is igénybe vesz!

Az nyomtatványok elkészítése függ attól, hogy milyen bérszámfejtő programot és mennyi bérelemet használ a munkáltató. Van olyan partnerünk, ahol 4-5 és van olyan is, ahol 120-150 bérelemet használnak. Ahol kevesebb bérelemet használnak, ott nyilván sokkal egyszerűbb a tesztelés. Azaz, minél nagyobb egy vállalat, annál bonyolultabb a tesztelési fázis. Főleg akkor érdemes ezt külön megnézni, amikor új bérelem kerül be a rendszerbe, azaz arra figyelni, hogy a nyomtatvány megfelelő sorába került-e be.

 

Miért jelent extra kockázatot a januári hónap a pénzügyi vezetőknek?

Minél nagyobb egy cég, annál bonyolultabb megoldani, hogy a munkatársak időben megkapják az igazolásukat. Jellemzően azoknál a cégeknél, ahol több telephely is van, külön-külön szükséges megtervezni, hogy a munkavállalóknak kik és hogyan adják át a nyomtatványukat. Ez komoly szervezést igényel a bérszámfejtőktől.

Egy 300 fős vállalkozás esetén azt tapasztaljuk, hogy jellemzően a bérszámfejtéssel egy 1 fő foglalkozik. Azaz ennek a munkatársnak kell a mindennapi feladatok mellett foglalkoznia a januárban esedékes feladatokkal, például ebben a hónapban kell az adóalapkedvezményekről nyilatkozni, beállítani munkatársanként az éves szabadságokat, pótszabadságot, cafeteriát.

Ehhez jön még hozzá, hogy szűk határidő mellett szükséges az M30-as igazolásokat elkészíteni és átadni. Könnyen belátható, hogy plusz munkaóra, túlóra, túlmunka nélkül ezt nem lehet elvégezni.

 

Ám ilyen esetekben is számtalan egyéb kockázat áll fenn.

• Hiszen mi történik akkor, ha a bérszámfejtő munkatárs lebetegszik vagy valamilyen rendkívüli esemény történik? Ki fogja helyettesíteni?
• Van olyan személy a cégben, aki szakmailag annyira felkészült, hogy ellássa a bérszámfejtő pótlását?
• Nem mehetnek a munkatársak szabadságra, nem lehetnek betegek! Mi a helyzet, ha karanténba kerülnek?
• Kulcskérdés, hogy a cég felkészült-e arra, hogy a munkatársak a home office / hibrid foglalkoztatásban dolgozzanak és így készüljenek el az igazolásokkal?
• Mi történik akkor, ha nem sikerül határidőre elkészíteni az M30-as igazolásokat és átadni a munkatársaknak? Ki fogja vállalni a felelősséget, vagy akár a büntetést ebben az esetben

 

Látható, hogy egyszemélyes vagy néhány fős bérszámfejtői csapat számára ez az időszak kimondott túlzsúfolt. Ezért érdemes átgondolni és kiszervezni ezeket a tevékenységeket.

 

Ebben segítünk az ügyfeleinknek!

A MASC Kft., profi bérszámfejtő és TB kifizetőhelyi munkatársi csapatával folyamatos rendelkezésre állunk, garantáljuk a határidők betartását, előre megtervezett ütemtervvel és kalkulálható költséggel, túlmunka nélkül! Keress minket, kérj egy díjmentes konzultációt és mi megmutatjuk, hogyan tudunk azonnal segíteni!